Comment remplir les champs d’un document word avec un formulaire ?

Avant de commencer, essayez la version publique de cette automatisation 👇

Pour que vous puissiez vous faire une idée du rendu final de cette automatisation, nous mettons à votre disposition un formulaire de résiliation d’abonnement mobile ou internet.

On en a tous régulièrement besoin non ? 😇

Une fois que vous aurez répondu aux 10 questions du formulaire (2 minutes), vous recevrez un email avec un lien vers le document généré automatiquement 

Vous trouverez ci-dessous un tutoriel simple pour mettre en place cette automatisation seul(e) de votre côté .

À vous de jouer !

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Cette automatisation est pour vous si:

1. Vous rédigez le même document (contrats, courriers, etc.) systématiquement en remplaçant certaines parties précises ;
2. Vous récoltez des renseignements que vous devriez transmettre par voie postale ou sous forme de document officiel ;

Bon à savoir

Pour mettre en place cette automatisation, il faut savoir 

1) que le paramétrage du document ne peut que se faire sur Windows ;

2) et seul l’application de bureau de Microsoft Word offre accès aux fonctionnalités nécessaires de paramétrage.

Rédaction du texte du modèle de document avec Word

Ouvrez un document Word vierge dans Microsoft Word pour desktop et sauvegardez-le sous le nom « Modèle.docx ». 

Rédigez les trois lignes suivantes :

Prénom : 

Nom : 

Date : 

L’automatisation que nous créerons nous permettra d’introduire automatiquement des donnés variables à droite des deux points.

Activer l’onglet « Développeur » pour accéder aux fonctionnalités de Contrôle de Contenu

Si vous voyez l’onglet Développeur dans le ruban principal, vous pouvez passer à la prochaine étape. Si vous ne voyez pas l’onglet, il sera nécessaire de l’activer.

Faites un clic droit dans un espace vide du ruban Word pour afficher les options de personnalisation. Sélectionnez l’option Personnaliser le ruban...

‍La fenêtre qui s’ouvre nous propose les options de personnalisation du ruban. Dans la liste à droite, cochez la case pour activer l’onglet Développeur puis cliquez sur OK pour fermer la fenêtre.

Vous devrez maintenant voir l’onglet Développeur dans le ruban.

Rendre le modèle dynamique grâce au Contrôle de Contenu

Cliquez à droite des deux points dans la première ligne où vous avez écrit Prénom.

Dans l’onglet Développeur, sélectionnez l’option Contrôle du texte brut. À la place de votre curseur, vous devriez voir un champ de contrôle de contenu apparaître.

Pour visualiser les paramètres de ce champ, d’abord sélectionnez le Mode Design de l’onglet Developer.

Vous devriez voir apparaître un surlignement bleu qui ressemble à une parenthèse épaisse.

Cliquez sur l’élément bleu et revenez dans l’onglet Developer. Cliquez sur Propriétés. 

Dans la fenêtre qui vous est proposée, rajoutez simplement le nom du champ variable dans le champ Titre de la fenêtre Dans ce cas, le texte à rajouter dans le champ Titre concerne « Prénom ». Cliquez OK pour fermer la fenêtre.

Votre champ dynamique est désormais actif et disponible dans Power Automate. Répétez ces étapes pour les 2 autres champs.

Sauvegardez votre document et rendez-vous par la suite dans Power Automate.

Paramétrage du déclencheur Power Automate

Pour simplifier l’utilisation de cette automatisation, nous allons mettre en place un déclencheur manuel. Vous pouvez tout à fait favoriser un formulaire ou n’importe quelle autre source de données pour alimenter votre modèle de document Word.

Nous allons ajouter 3 entrées à la tâche manuelle pour refléter les champs à alimenter dans le modèle Word.

Cliquez sur Ajouter une entrée… puis sélectionnez l’option Texte. Dans la colonne à gauche, remplacez le texte « Entré » par « Prénom ». Répétez cette manipulation pour les deux autres champs « Nom » et « Date de déclenchement ». Pour la troisième entrée, sélectionnez Date au lieu de Texte.

Remplissage automatique du modèle de document Word

Cliquez pour ajouter une tâche après le déclencheur. Dans la barre de recherche, tapez « Remplir un modèle Microsoft Word ». L’option apparaît dans la liste déroulante. Sélectionnez-la.

Parcourez et sélectionnez l’emplacement et la bibliothèque de documents qui correspondent à la localisation de votre modèle Word.

Dans le champ Fichier, parcourez le chemin pour identifier le document modèle et sélectionnez-le.

Quand vous avez sélectionné le bon fichier, vous verrez apparaître les champs que vous avez paramétrés dans la première étape de ce tutoriel.

Cliquez dans le champ qui correspond au prénom. Le menu de contenu dynamique apparaît. Scrollez pour trouver la variable Prénom issue de la tâche déclencheur. Cliquez-la pour l’ajouter dans le champ du prénom. Répétez cette opération pour les deux autres variables : nom et date. 

Nous y sommes presque ! Cette dernière tâche ne nous crée pas le fichier dont nous avons besoin. Elle remplit simplement le modèle et nous restitue le contenu d’un fichier.

Création et sauvegarde du fichier auto-généré

Ajoutez une tâche supplémentaire. Recherchez la tâche SharePoint, Créer un fichier et ajoutez-le au flux.

Choisissez l’adresse du site et le chemin du dossier où vous souhaitez sauvegarder le document auto-généré. 

Pour éviter d' éventuels conflits lors de la sauvegarde, il est nécessaire de donner un nom unique à chaque document auto-généré.

Cliquez dans le champ Nom du fichier. Dans le menu de contenu dynamique qui apparaît, cliquez l’onglet Expressions. Dans le champ, écrivez concat() pour utiliser la fonction de concaténation qui nous permet de joindre des textes ensemble en un seul string. 

Mettez votre curseur à l’intérieur des parenthèses. Basculez ensuite sur l’onglet de Contenu Dynamique. Scrollez dans la liste et sélectionnez la variable Prénom. Puis, tapez , pour ajouter une virgule après le prénom dans le champ de saisie. Revenez dans le menu et sélectionnez la variable Nom et tapez un deuxième virgule. Enfin, après cette dernière virgule tapez utcnow(), toujours à l’intérieur des parenthèses. Ceci ajoutera la date et l’heure précise du moment auquel le flux tourne afin d’assurer un nom distinct. Cliquez sur OK pour remplir le champ. 

Afin d’assurer que le fichier soit du bon format, ajoutez l’extension « .docx » après l’expression directement dans le champ.

Mettez votre curseur dans le champ, Contenu du fichier. Dans le menu de contenu dynamique, sélectionnez la sortie de la dernière tâche, Document Microsoft Word.

Sauvegardez votre flux et testez-le. Lors du premier lancement, vous serez invité par Power Automate à saisir un prénom, un nom et une date. 

Dirigez-vous vers le dossier SharePoint que vous avez sélectionné dans la tâche SharePoint de création de fichier. Vous trouverez le document auto-généré ici.

Bravo ! Vous êtes un pro du remplissage automatique de documents !

C'est par ici pour télécharger le modèle 👉 ici

Si vous souhaitez accéder à la solution complète illustrée par cet exemple, nous vous invitons à compléter le formulaire. En plus du lien de téléchargement du document auto-généré, vous recevrez un lien pour télécharger la solution Power Automate que vous pouvez déployer sur votre propre compte.