Il est 9h du matin, et vous êtes déjà dans le jus.
Les emails pleuvent, les tableaux Excels vous supplient de les remplir de petits chiffres glanés à droite et à gauche et vous êtes déjà en train de vous demander ce que vous faites là.
Vous n’aviez pas signé pour ça.
Vous vouliez avoir un impact, changer les choses pour votre entreprise et faire des missions excitantes avec des personnes exceptionnelles.
Mais vous êtes enchainé au sol par des tâches qui n’apportent au final pas grand chose.
Alors qu’est ce qu’on fait ?
Bonne nouvelle, en 2021 vous pouvez maintenant créer des petits programmes sans coder pour vous permettre de déléguer ces tâches à… un robot.
Quand on aide nos clients à automatiser leur métier, on leur conseil de suivre ces 4 conseils :
❶ Posez vous régulièrement la question : est-ce que la quantité d’attention que je donne à cette tâche correspond à son importance ?
Ça parait trivial, mais c’est une étape super importante.
Lorsque vous donnez 1 heure à une tâche que l’on vous demande de faire (ou que vous vous imposez de faire) demandez vous bien si cela en vaut la peine.
Ces tâches sont de bons candidats à l’automatisation :
- Des emails presque copier/collers d'un modèle où vous changez le nom/prénom et deux ou trois données (= mot/date/chiffre)
- Des fichiers Excel où les données que vous entrez proviennent d’un autre fichier Excel ou d’un autre outil
- Rédiger des contrats, documents réglementaires, etc. (Des documents où vous remplissez quelques champs, mais qui ne changent presque jamais)
Si vous reconnaissez une partie de votre job dans ces tâches, vous avez certainement quelques bons candidats à automatiser.
❷ Commencez par les plus petits tâches possibles
Cela vous permettra de faire des erreurs sur des petits périmètres et avoir des étapes de satisfaction rapides (et poursuivre sur les plus gros morceaux avec motivation).
Vous pourrez ensuite fusionner les tâches entre elles pour créer des processus complets cruciaux à votre business.
❸ Découvrez ce qui est utile, bénéfique et ce qui change la donne pour vos collaborateurs.
On vous a déjà présenté ce super nouvel outil qui vous a fait perdre plus de temps que vous n’en avez gagné ? La fatigue numérique est bien réelle et il ne faut pas sous estimer ses effets négatifs sur vous et vos collaborateurs.
Alors lorsque vous entamez un chantier d’automatisation (ou tout autre chantier numérique pour le coup) pensez à l’expérience d’utilisation de vos collaborateurs et pas seulement à l’objectif que vous vous êtes fixé.
❹ Ne faites pas tout ça dans votre coin
Impliquez les gens qui font le métier que vous souhaitez automatiser dès le début de la réflexion !
Ça créé de la confiance dans ce qui est construit et ça permet à tout le monde de devenir acteur de l’automatisation de son périmètre.
Si vous souhaitez vous lancer, on a publié un petit tutoriel simple pour remplir vos fichier Word automatiquement que vous pouvez trouver ici.
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